Jumat ,November 27 2020

Tugas dan Fungsi Sekretariat

  1. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang bertugas memberi pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkungan Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian.

  1. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam angka 1, Sekretariat Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian Kota Bengkulu mempunyai fungsi :
    1. Penyusunan rencana program dan kegiatan Sekretariat.
    2. Pemahaman ketentuan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan bidang tugas.
    3. Penyusunan bahan rumusan kebijakan pelayanan administrasi dinas, umum, kerumahtanggaan administrasi kepegawaian dan administrasi keuangan.
    4. Pelayanan administrasi keuangan, kepegawaian dan tatausaha.
    5. Pelaksanaan urusan keprotokolan, rumah tangga dan kehumasan.
    6. Pempublikasian pelaksanaan tugas dinas.
    7. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan.
    8. Pelaksanaan koordinasi dengan intern unit dan dinas/instansi terkait.
    9. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas.
    10. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

  1. Sekretariat Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian Kota Bengkulu terdiri atas :
    1. Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan.
    2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

  1. Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan mempunyai tugas :
    1. Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan kegiatan lebih terarah dan berjalan lancar.
    2. Memahami ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan bidang tugas sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.
    3. Menyusun rencana kegiatan bulanan, triwulan dan tahunan serta usulan perubahan dan penyesuaian anggaran Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian Kota Bengkulu sesuai ketentuan yang berlaku agar lebih terarah dan terukur.
    4. Menyusun kegiatan operasional sesuai ketentuan yang berlaku untuk menerapkan kebijakan operasional dalam program pelaksanaan penyusunan program dan anggaran.
    5. Melaksanakan pengolahan data, evaluasi dan penyusunan laporan bulanan, triwulan, tahunan dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah sesuai ketentuan yang berlaku untuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian Kota Bengkulu.
    6. Melaksanakan pengelolaan keuangan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggung jawaban, dan pengawasan keuangan sesuai ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku agar pengelolaan keuangan berjalan tertib dan lancar.
    7. Melakukan pengolahan gaji, tunjangan, uang lembur dan Taspen pegawai sesuai aturan perundang-undangan yang berlaku untuk kelancaran penerima gaji, tunjangan, uang lembur dan taspen pegawai.
    8. Melakukan perhitungan, penagihan, penyetoran PPn/PPh yang sesuai ketentuan yang berlaku agar penyetoran PPn/PPh dapat dilaksanakan tepat pada waktunya.
    9. Melayani pemeriksaan keuangan oleh aparat pengawas fungsional sesuai ketentuan yang berlaku agar kegiatan berjalan lancar.
    10. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas lebih berkualitas.
    11. Menyiapkan bahan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan koordinasi berjalan lancar.
    12. Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas Sub Bagian Penyusunan Program dan Keuangan sesuai ketentuan yang berlaku sebagai bahan pertanggungjawaban kepada atasan.
    13. Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.

  1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :
    1. menyusun rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan kegiatan lebih terarah dan berjalan lancar.
    2. mempelajari ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan bidang tugas sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan.
    3. mengelola ketatausahaan naskah dinas meliputi penerimaan, pendistribusian, ekspedisi, pengagendaan, pengadministrasian, pengarsipan, inventaris barang sesuai ketentuan yang berlaku untuk menunjang tertib administrasi.
    4. mengelola urusan rumah tangga Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian Kota Bengkulu meliputi keprotokolan, dokumentasi, kebersihan, ketertiban, kenyamanan, tata ruang, pemeliharaan barang sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan urusan rumah tangga berjalan baik.
    5. mengolah data/informasi/statistik yang berkaitan dengan Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan urusan penyiapan data/informasi/statistik berjalan baik.
    6. mengelola urusan kepegawaian Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian meliputi :
      1. melaksanakan penatausahaan administrasi pegawai.
      2. mengelola pengangkatan, kenaikan pangkat, gaji berkala, sumpah pegawai, ujian dinas, promosi, mutasi, penghargaan, pemberhentian, pensiun.
      3. pembuatan kartu TASPEN, KARPEG, KARIS, KARSU.
      4. membuat Daftar Urut Kepangkatan dan Sasaran Kerja Pegawai, sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar.
    7. mengolah daftar hadir pegawai sesuai ketentuan yang berlaku untuk melihat tingkat kehadiran dan disiplin pegawai.
    8. melaksanakan pengelolaan inventaris Dinas Komunikasi, Informasi dan Persandian meliputi penerimaan, pencatatan, pembukuan, pemasukan data kedalam sistem informasi barang, pencantuman kode barang, pemasangan kartu inventaris ruangan dan mengusulkan penghapusan inventaris barang sesuai ketentuan yang berlaku untuk tertib administrasi barang.
    9. melakukan penatausahaan setiap keluar masuk barang sesuai ketentuan yang berlaku untuk mengontrol jumlah barang yang masuk maupun keluar.
    10. melakukan pemeliharaan dan perawatan barang inventaris sesuai ketentuan yang berlaku agar barang tetap terawat dengan baik.
    11. melakukan penelitian secara fisik terhadap status barang inventaris dan perubahan status barang inventaris sesuai ketentuan yang berlaku untuk melihat kelayakan kondisi barang.
    12. melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas lebih berkualitas.
    13. menyiapkan bahan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan koordinasi berjalan lancar.
    14. menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban kepada atasan.
    15. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.